Penly: Digital Planner & Notes

Analysoinut Appwesome

Digitaalisen suunnittelijan viehätys näkyy yleensä heti: yksi paikka kalenterille, muistiinpanoille ja omille luonnoksille tuntuu helpottavan arkea jo ensimmäisenä päivänä. Minulle tärkeämpi kysymys on kuitenkin se, jääkö sovellus käyttöön, kun uutuudenviehätys katoaa ja sivuja pitäisi oikeasti ylläpitää viikosta toiseen. Penly: Digital Planner & Notes tarjoaa paperivihkon kaltaista tekemistä digitaalisessa muodossa, mutta sen paras käyttötapa riippuu siitä, nautitko käsin suunnittelusta vai haluatko tehtävien järjestyvän mahdollisimman automaattisesti.

Ensimmäisen viikon innostus ja sen syy

Kun kokeilen uutta suunnittelusovellusta, aloitan mieluummin yhdestä todellisesta tarpeesta kuin rakentamalla heti täydellistä järjestelmää. Penlyssä luonteva aloitus voi olla viikon menojen kokoaminen, työpalaverin muistiinpano tai opiskelun lukusuunnitelma. Kun samaan paikkaan voi tehdä merkintöjä, piirtää ja käsitellä PDF-tiedostoja, työskentely tuntuu enemmän oman muistikirjan täyttämiseltä kuin lomakkeiden läpikäynniltä. Se tekee ensimmäisestä kokeilusta helposti miellyttävän.

Paperimainen tapa hahmottaa asioita on vahvimmillaan silloin, kun suunnitelma ei ole vielä valmis. Voin kirjoittaa vaihtoehtoja, vetää nuolen yhden ajatuksen ja tehtävän väliin tai tehdä sivun reunaan pienen luonnoksen ilman, että minun täytyy ensin päättää, mihin valmiiseen kenttään se kuuluu. Tämä vapaus on erilainen kuin tavallisessa tehtävälistassa, jossa jokainen asia halutaan muuttaa samanlaiseksi riviksi. Jos pidät käsin kirjoittamisesta mutta et halua kantaa useita vihkoja, ero tuntuu jo ensimmäisellä käyttökerralla.

Uutuuden huumassa on silti helppo käyttää enemmän aikaa sivujen koristeluun ja värien valintaan kuin itse asioiden tekemiseen. Suosittelen aloittamaan maltillisesti: tee yksi viikkonäkymä tai muistiinpanosivu ja käytä sitä muutaman päivän ennen kuin lisäät uusia tapoja luokitella sisältöä. Näin huomaat, auttaako oma suunnittelutapasi muistamaan asioita vai onko siitä tulossa erillinen harrastus, joka vaatii jatkuvaa viilaamista.

Millaisessa arjessa kynä ja PDF-merkinnät hyödyttävät

Opiskelijalle Penly voi sopia tilanteeseen, jossa luentomuistiinpanot ja jaetut PDF-materiaalit kuuluvat samaan työskentelyyn. Materiaaliin tehty merkintä voi säilyttää yhteyden alkuperäiseen kohtaan paremmin kuin irrallinen muistiinpano, etenkin jos kirjoitat viereen kysymyksen tai tiivistät kappaleen omin sanoin. Hyöty ei ole siinä, että jokainen tiedosto muuttuisi automaattisesti opiskelujärjestelmäksi, vaan siinä, että lukeminen ja oma käsin tehty ajattelu voivat olla lähellä toisiaan.

Työssä sovellus on luontevimmillaan ihmiselle, joka hahmottelee tapaamisia, tekee luonnoksia ja kerää sekalaisia huomioita ennen kuin ne muuttuvat valmiiksi tehtäviksi. Esimerkiksi palaverin aikana voi kirjata päätöksiä ja piirtää nopeasti, miten eri työvaiheet liittyvät toisiinsa. Myöhemmin sivun voi käydä läpi ja siirtää olennaiset sitoumukset omaan varsinaiseen tehtäväjärjestelmään, jos sellainen kuuluu työpäivään. Tällainen kaksivaiheinen käyttö on usein realistisempi kuin odotus, että yksi muistikirja hoitaa kaikki työkalun tehtävät.

Myös henkilökohtaisessa käytössä vapaa sivu voi olla hyödyllinen: ruokaostokset, viikon menot ja keskeneräiset kodin ideat eivät aina sovi samaan jäykkään listamuottiin. Voit esimerkiksi tehdä viikon suunnitelman ja lisätä sen yhteyteen kuvan tai pienen hahmotelman, kun pelkkä tekstirivi ei riitä. Jos taas haluat ennen kaikkea muistutuksen tiettyyn kellonaikaan tai tehtävien automaattisen uudelleenjärjestelyn, kannattaa selvittää, sopiiko sovellus siihen tarpeeseen ennen kuin siirrät kaiken arkesi sen varaan.

Kuukaudesta toiseen: syntyykö käyttöön palaamisen tapa?

Pitkäaikainen arvo ei synny siitä, kuinka monta ominaisuutta sovelluksessa on, vaan siitä, palaanko samaan näkymään silloin, kun elämä on kiireistä. Käsin täytettävä suunnittelija voi houkutella rauhoittumaan ja kokoamaan päivän ajatukset yhteen. Se voi myös jäädä avaamatta, jos jokaisen viikon valmistelu tuntuu ylimääräiseltä työltä. Minusta hyvä testi on tarkistaa viikon lopussa, auttoiko sivu löytämään tärkeät asiat vai jäikö se vain kauniiksi arkistoksi.

Toistuva tapa kannattaa sitoa hetkeen, joka on jo olemassa. Voin esimerkiksi käydä seuraavan päivän menot läpi illalla tai koota luentomuistiinpanot heti opiskelupäivän jälkeen. Kun samalla sivulla on sekä suunnitelma että omia havaintoja, näen helpommin, mitä kannattaa siirtää eteenpäin ja mistä voi päästää irti. Tärkeää on jättää tilaa myös keskeneräisille merkinnöille: jos jokainen tyhjä kohta tuntuu epäonnistumiselta, suunnittelusta tulee helposti uusi velvollisuus.

Digitaalisen muistikirjan toistuva hyöty on myös siinä, ettei jokaiseen aiheeseen tarvitse aloittaa uutta paperivihkoa. PDF-merkintöjä, suunnittelusivuja ja vapaampia muistiinpanoja voi pitää saman työskentelytavan piirissä. Käytännössä tämä toimii parhaiten, kun päätät etukäteen muutaman selkeän käyttötarkoituksen. Esimerkiksi työ, opiskelu ja henkilökohtaiset menot ovat ymmärrettäviä ryhmiä; liian hienojakoinen lajittelu puolestaan voi tehdä oikean sivun löytämisestä hitaampaa kuin muistiinpanon tekemisestä.

Värikoodit ja tunnisteet voivat tukea tätä tapaa, mutta niille kannattaa antaa rajattu tehtävä. Väri voi erottaa vaikkapa kiireellisen asian myöhemmin tarkistettavasta, kun taas tunniste voi auttaa kokoamaan saman aiheen merkintöjä. Jos jokainen pieni ero saa oman värinsä, muistamisen sijaan joudut muistamaan värijärjestelmän. Aloittaisin kahdella tai kolmella helposti selitettävällä merkinnällä ja lisäisin uuden vasta, kun huomaan toistuvan tarpeen.

Arjen ylläpito: miten välttää järjestelmän hoitaminen

Vapaamuotoisen suunnittelun kääntöpuoli on, että järjestys ei synny itsestään. Jos muistiinpanoja kertyy paljon, niitä pitää nimetä ja sijoittaa tavalla, jonka muistaa myös kiireessä. Tässä Penly voi vaatia enemmän omaa kurinalaisuutta kuin yksinkertainen lista- tai kalenterisovellus, jossa tehtävät ovat valmiiksi saman rakenteen mukaisia. Sovellusta ei kannata arvioida vain sillä, kuinka mukavalta yhden sivun täyttäminen tuntuu, vaan myös sillä, kuinka nopeasti löydät vanhan merkinnän tavallisena arkipäivänä.

Minusta toimiva ylläpitotapa on tehdä merkinnöistä tarpeeksi yksinkertaisia. Käytä sivun otsikossa aihetta tai päivää, pidä samat muutamat värimerkinnät käytössä ja jätä turhat luokittelut pois. Viikon päätteeksi voi käyttää hetken keskeneräisten tehtävien tarkistamiseen ja siirtää vain oikeasti ajankohtaiset eteenpäin. Tätä ei tarvitse muuttaa suureksi siivousprojektiksi: säännöllinen pieni tarkistus auttaa enemmän kuin harvoin tehty täydellinen uudelleenjärjestely.

PDF-työskentelyssä hyödyllinen ajattelutapa on erottaa lukeminen ja lopullinen säilyttäminen toisistaan. Merkitsen ensin materiaalista kohdat, joihin haluan palata, ja kirjoitan niihin oman kysymyksen tai tiivistyksen. Sen jälkeen päätän, tarvitseeko jokin huomio siirtyä erilliseen muistiinpanoon vai riittääkö se tiedoston yhteydessä. Näin PDF:stä ei tule pelkkä värikynällä täytetty pinta, vaan merkintöjen avulla syntyy reitti takaisin olennaiseen.

Kuvien ja piirtämisen kohdalla kannattaa miettiä, millaista muistamista ne palvelevat. Valokuva voi tuoda sivulle kontekstin, jota tekstillä olisi hankala kuvata, ja nopea luonnos voi näyttää tilasuhteen tai idean selkeämmin kuin pitkä selitys. Toisaalta kuvan lisääminen jokaiseen muistiinpanoon voi tehdä sivuista sekavia. Käytän visuaalista sisältöä silloin, kun se vastaa kysymykseen tai auttaa palauttamaan tilanteen mieleen, en vain siksi, että sivu näyttäisi täydemmältä.

Missä innostus voi vaihtua väsymykseen

Ensimmäinen mahdollinen kitka on suunnittelun määrä. Jos kaipaat vain nopeaa tapaa kirjoittaa ostoslistan, digitaalisen suunnittelijan muokattavuus voi olla tarpeetonta. Samoin jos aikataulusi vaihtuu jatkuvasti ja haluat tehtävien järjestyvän automaattisesti, käsin ylläpidettävä näkymä voi tuntua hitaalta. Penlyä kannattaa lähestyä ensisijaisesti kirjoittamisen, merkintöjen ja visuaalisen hahmottamisen välineenä, ei olettaa sen korvaavan jokaisen erikoistuneen kalenteri- tai tehtäväsovelluksen.

Toinen väsymyksen lähde on tyhjän sivun vapaus. Se on palkitsevaa silloin, kun haluan rakentaa oman sivun, mutta vaatii päätöksen siitä, mihin aloitan ja kuinka järjestän sisällön. Valmiiksi jäsennelty lomake tai perinteinen kalenteriruudukko voi olla nopeampi ihmiselle, joka ei nauti asettelusta. Jos huomaat käyttäväsi enemmän aikaa siihen, miltä suunnitelma näyttää, kuin siihen, mitä suunnitelmassa lukee, yksinkertaisempi työkalu voi palvella paremmin.

Kolmas käytännön kysymys on laitteiden välinen jatkaminen. Arvostan sitä, että sama työ voi olla käytettävissä eri laitteilla, mutta ennen tärkeän aineiston siirtämistä kannattaa itse testata, miten oma työskentelysi siinä sujuu. Tee pieni kokeilu: aloita muistiinpano yhdellä laitteella, avaa se toisella ja tarkista, että näet ja jatkat sitä odottamallasi tavalla. Näin arvioit käytännön yhteensopivuutta omassa arjessasi sen sijaan, että rakentaisit tärkeän rutiinin oletuksen varaan.

Myös tallennustavan ja varmuuskopioinnin merkitys kasvaa, kun muistikirjaan kertyy opiskelua tai työtä koskevaa aineistoa. En pitäisi mitään digitaalista muistivälinettä ainoana paikkana sellaiselle tiedolle, jonka katoaminen aiheuttaisi todellista haittaa. Selvitä omassa käytössäsi, miten haluat säilyttää tärkeät tiedostot ja miten saat niistä tarvittaessa erillisen kopion. Tämä ei vähennä sovelluksen hyötyä, vaan on järkevää ylläpitoa mille tahansa digitaaliselle arkistolle.

Penly käytännössä: kenelle se jää käyttöön?

Oma tavallinen käyttöpäiväni voisi alkaa sillä, että avaan viikon suunnittelun ja merkitsen siihen tapaamisen sekä yhden tehtävän, jota en halua unohtaa. Opiskelun tai työn aikana teen PDF:ään reunahuomion ja piirrän muistiinpanoon nopean kaavion. Päivän lopuksi käyn sivun läpi, erotan tehdyt asiat avoimista ja jätän vain seuraavaan päivään kuuluvat kohdat näkyviin. Tällainen rytmi hyödyntää sovelluksen vahvuuksia ilman, että jokaisesta hetkestä täytyy tehdä uusi järjestelyprojekti.

Arvioidessani sovellusta en siis kysy vain, pystyykö sillä tekemään hienon sivun. Kysyn, auttaako sama sivu minua sekä suunnittelemaan että palaamaan aiempaan ajatukseen, ja voinko ylläpitää tapaa myös kiireisenä viikkona. Jos vastaus on kyllä, kynällä tehtävä suunnittelu voi tuntua henkilökohtaisemmalta kuin perinteinen tehtävälista. Jos vastaus on ei, pelkkä monipuolisuus ei tee siitä oikeaa työkalua.

Vertailu tavallisiin vaihtoehtoihin

Verrattuna paperiseen kalenteriin Penlyn etu on, että muistiinpanot, PDF-merkinnät ja suunnittelusivut eivät ole sidottuja fyysiseen vihkoon. Tämä voi helpottaa etenkin silloin, kun haluat pitää mukana useita aiheita mutta et kantaa niiden kaikkien paperimateriaaleja. Paperi voi silti olla parempi valinta, jos haluat päästä kirjoittamaan ilman laitetta, lataamista tai sovelluksen rakenteen miettimistä. Kumpikaan tapa ei ole automaattisesti tuottavampi; ratkaisevaa on, kumpaan palaat silloinkin, kun olet väsynyt.

Tekstipohjaiseen muistiinpanosovellukseen verrattuna Penlyn käsinkirjoittamiseen ja piirtämiseen nojaava lähestymistapa antaa enemmän vapautta sivun sommitteluun. Tavallinen tekstimuistio on puolestaan usein vaivattomampi, kun pitää kirjoittaa nopeasti pitkä teksti tai etsiä yksittäistä sanaa. Jos työsi koostuu pääasiassa selkeistä, haettavista tekstimerkinnöistä, kannattaa miettiä, kuinka usein tarvitset visuaalisia työkaluja. Jos taas ymmärrät asioita piirtämällä tai merkitset materiaaleihin, vapaampi sivu voi olla arvokkaampi kuin mahdollisimman pelkistetty editori.

Tehtävälistaan tai kalenteriin verrattuna digitaalinen muistikirja sallii keskeneräisen ajatuksen säilyttämisen sellaisenaan. Se ei pakota muuttamaan jokaista havaintoa heti tehtäväksi tai aikataulutetuksi tapahtumaksi. Tämä sopii suunnittelun alkuvaiheeseen, mutta voi olla heikkous, jos haluat nähdä yhdellä silmäyksellä vain määräajat ja seuraavat konkreettiset teot. Käyttäisin tarvittaessa Penlyä ajatusten keräämiseen ja erillistä, selkeämmin tehtäviin keskittyvää työkalua niiden toteutuksen seuraamiseen.

PDF-editorien kanssa vertailussa olennaista on oma työnkulku. Jos luet aineistoa ja haluat kirjoittaa sen viereen käsin, Penlyn yhdistelmä muistikirjan kanssa voi vähentää sovelluksesta toiseen siirtymistä. Jos taas PDF-tiedoston käsittely on lähes ainoa tarpeesi ja kaipaat erityisesti dokumenttien muokkaukseen suunnattua työkalua, erikoistuneempi editori voi olla luontevampi. En valitsisi sovellusta ominaisuuslistan pituuden perusteella, vaan sen mukaan, missä vaiheessa työskentelyä kaipaan kynää ja missä vaiheessa tarvitsen rakenteista käsittelyä.

Kenelle maksullinen lataus on järkevä valinta?

Penly on maksullinen tuottavuussovellus, jonka hinta on 6,99 €. Sovelluksen asentaneita on yli satatuhatta, ja sen keskiarvo on 3,9 tähteä noin 3 600 arviosta; käyttäjäarvioita on kertynyt noin 2 200. Nämä luvut kertovat, että sovelluksella on oma käyttäjäjoukkonsa mutta myös riittävästi erilaisia kokemuksia, jotta keskiarvoa ei pidä tulkita henkilökohtaiseksi lupaukseksi. Minulle olennaisempi kysymys on, käytänkö nimenomaan käsinkirjoitusta, piirtämistä ja PDF-merkintöjä niin usein, että maksullinen lataus tuntuu perustellulta.

Sovellus on järkevämpi hankinta ihmiselle, joka aikoo tehdä sillä viikoittain muistiinpanoja tai käsitellä aineistoja, kuin sellaiselle, joka etsii vain satunnaista ostoslistaa. Päivittäiseen käyttöön syntyvä rutiini tekee hinnasta helpommin ymmärrettävän: yksi ja sama työtila voi palvella suunnittelua ja vapaampaa muistiinpanoa. Jos et ole varma omasta tavastasi, määrittele ensin konkreettinen kokeilun tavoite, kuten luentomateriaalien merkintä tai viikon tehtävien käsin suunnittelu. Näin tiedät, mitä vastinetta olet ostamassa, etkä arvioi arvoa pelkän ensivaikutelman perusteella.

Penly on suunnattu PEGI 3 -ikäluokituksen mukaisesti kaikenikäisille sopivaksi luokiteltuun käyttöön, mutta se ei tarkoita, että jokainen toiminto tai työskentelytapa olisi jokaiselle käyttäjälle paras. Kehittäjä on Penly, ja sovelluksen nykyinen versio on 1.23.18; käyttö edellyttää Android 8.0:aa tai uudempaa. Sovellus julkaistiin 21.8.2021, joten kyse ei ole aivan uudesta tulokkaasta. Käytännössä tarkistaisin silti oman laitteen yhteensopivuuden ja sovelluksen nykyisen toiminnan ennen kuin teen siitä keskeisen arkiston.

Viimeinen punninta: rutiini ratkaisee enemmän kuin uutuus

Suosittelisin Penlyä ystävälle, joka haluaa yhdistää suunnittelun, vapaat muistiinpanot ja PDF-materiaalien käsittelyn sekä pitää kynällä työskentelystä. Erityisen hyvältä se voi tuntua opiskelijasta, joka merkitsee lukumateriaaleja, tai ihmisestä, joka suunnittelee työnsä mieluummin visuaalisesti kuin pelkkien tekstirivien avulla. Suosittelisin kuitenkin aloittamaan yhdestä toistuvasta käyttötavasta. Kun se toimii, sovelluksen muille mahdollisuuksille on helpompi löytää oikea paikka.

Jättäisin sen väliin, jos haluan pelkästään mahdollisimman nopean tekstimuistion, automaattisesti hallinnoidun tehtävälistan tai työkalun, jonka järjestys syntyy ilman omaa ylläpitoa. Samoin paperi voi olla parempi, jos näytön käyttö häiritsee keskittymistä tai käsin kirjoittamisen digitaalinen ympäristö ei tunnu luontevalta. Nämä eivät ole pieniä poikkeuksia: juuri käyttötavan sopivuus ratkaisee, tuleeko suunnittelijasta arjen apu vai uusi asia, joka vaatii muistamista.

Ensimmäisen viikon aikana Penlyn vahvuus on vapaus tehdä omannäköinen sivu ja liittää ajatuksia, kuvia, piirroksia sekä PDF-merkintöjä samaan työskentelyyn. Kuukausien mittaan ratkaisevat selkeä nimeäminen, kevyt viikoittainen tarkistus ja se, että palaan sovellukseen todellisen tarpeen takia. Ylläpidon ei pidä paisua suuremmaksi kuin itse työ. Jos huomaan jatkuvasti järjestäväni muistiinpanoja uudelleen, vähennän luokkia tai siirryn yksinkertaisempaan vaihtoehtoon.

Minun lopullinen arvioni on myönteinen mutta käytännönläheinen: tämä ei ole kaikille sopiva yleisratkaisu, vaan erityisesti ihmiselle, joka ajattelee kynällä ja haluaa digitaalisen muistikirjan tuntua. Uutuus voi houkutella, mutta pysyvän paikan sovellus ansaitsee vasta silloin, kun se helpottaa jotakin viikoittain toistuvaa tehtävää ilman jatkuvaa säätämistä. Penly on parhaimmillaan silloin, kun käytän sen vapautta tarkoituksella enkä yritä muuttaa jokaista muistiinpanoa täydelliseksi järjestelmäksi.

Monipuoliset Ominaisuudet

Sovelluksen ominaisuudet ovat todella vaikuttavat. Voit luoda erilaisia kalentereita, muistiinpanoja ja listoja - kaikki samassa paikassa. Erityisen kätevää on mahdollisuus lisätä värikoodeja ja tageja, joiden avulla voit järjestää asiat selkeästi ja nopeasti. Tämä on ehdoton plussa, kun päivät täyttyvät erilaisilla tapaamisilla ja muistettavilla asioilla.

Yksi lempiominaisuuksistani on mahdollisuus lisätä kuvia ja piirtää suoraan muistiinpanoihin. Tämä tekee sovelluksesta todella monipuolisen. Voin lisätä valokuvia, tehdä niistä merkintöjä tai vaikka luonnostella ideoitani suoraan muistiinpanoihin. Tällainen vapaus ja luovuus on harvinaista digitaalisissa muistikirjoissa.

Yhteensopivuus ja Synkronointi

Toinen asia, joka tekee Penly: Digital Planner & Notes -sovelluksesta erinomaisen, on sen saumaton synkronointi eri laitteiden välillä. Ei enää huolta siitä, että tärkeät muistiinpanot olisivat vain yhdellä laitteella. Kun teet muutoksia puhelimellasi, ne päivittyvät automaattisesti myös tabletillesi ja tietokoneellesi. Tämä on erityisen kätevää, kun reissussa tai toimistolla tarvitsee nopeasti tarkistaa asioita.

Sujuva Kokemus

Käyttökokemus on ollut todella sujuva. Sovellus toimii nopeasti, eikä ole kertaakaan kaatunut minulla. Latenssi on olematon, joten kirjoittaminen ja piirtäminen tuntuvat yhtä luonnollisilta kuin oikealla paperilla. Tämä on iso plussa, sillä mikään ei ole turhauttavampaa kuin hidas ja takkuileva käyttöliittymä.

Lisäksi, sovellus ei syö akkua yhtä paljon kuin jotkut vastaavat sovellukset, mikä on ehdottomasti plussaa, kun viettää pitkiä päiviä liikenteessä ilman latausmahdollisuutta.

Lopullinen Ajatukseni

Kaiken kaikkiaan Penly: Digital Planner & Notes on erinomainen valinta kaikille, jotka haluavat yhdistää perinteisen muistiinpanon tekemisen digitaaliseen maailmaan. Sen helppokäyttöisyys, monipuoliset ominaisuudet ja saumaton synkronointi tekevät siitä loistavan työkalun arjen hallintaan. Suosittelen lämpimästi kokeilemaan, jos etsit uutta tapaa pitää asiat järjestyksessä ja samalla antaa luovuudelle tilaa.